Как приучить сотрудников студии записывать часы

В студии часы обычно записывают так: в конце месяца финансовый директор присылает таблицу, и каждый вписывает «примерно — сорок вышло или сорок пять». Это не учёт, а воспоминание. По нему не понять, где проект ушёл в минус.

Ниже — что нужно, чтобы люди записывали сами, в тот момент, когда работают, и не бросили через две недели.

Почему не записывают

Причин три, и ни одна не про лень.

• Не видят, зачем. Записанный час ничего не меняет в их работе. Заполнять «каждый чих» ради чужого отчёта никто не будет.
• Боятся, что цифры обернутся против них. Сравнят, кто быстрее, и спросят с того, кто медленнее.
• Неудобно. Таблица в конце месяца — это полчаса вспоминания. Запись в моменте — пять секунд.

Что должно измениться

Запись работает в обе стороны. Человек видит свою пользу: свой час, свою норму на день, свои проекты. Если от записи остаётся только отчёт для руководства, она будет формальной.

Договорённость о том, зачем часы. Чтобы честнее ставить сроки и цену, а не чтобы сравнивать людей. Скажите это вслух до того, как кто-то начнёт записывать.

Общая цель, которую видно. Когда студия знает, сколько хочет заработать, и каждый видит, где она сейчас, записи складываются в картину. Если студия делит всё сверх цели, у записи появляется ещё и честная причина: без цифр нечего делить.

Что записывать

• Проектные часы по людям. Это основа маржи проекта.
• Внутренние дела — отдельным проектом без ставки: пресейлы, найм, созвоны студии. Тогда видно, сколько времени не приносит денег.
• Мелкие управленческие действия продюсера — отдельной строкой. Иначе они растворяются, а на них уходит заметная часть дня.

Что студия получает

• Маржу проекта после, а не в смете. Не то, что посчитали в начале, а то, что вышло.
• Загрузку. Кому сейчас можно отдать небольшую задачу, а кто занят до конца недели.
• Места, где теряют: правки сверх договорённого, этажи согласований, работа, которую никто не продал.

План на месяц

• Неделя 1. Один проект. Записывают только те, кто на нём.
• Неделя 2. Добавьте внутренние дела отдельным проектом: станет видно неоплачиваемое время.
• Неделя 3. Сверьте с прошлой таблицей. Расхождение — самая честная цифра месяца.
• Неделя 4. Обсудите вместе: где ушло время и что меняем в следующей смете.

Как это устроено в Get Grown

У каждого — таймер дня и записи по проектам: час записывается в момент работы, а не вспоминается в конце месяца. У каждого участника в Бюро может быть своя себестоимость и ставка клиенту, а часы по людям и маржа с партнёра считаются рядом. Правила — в разделе деньги в команде.

Сотруднику не обязательно видеть деньги студии: роль «только часы» позволяет вести записи, не показывая ему ставку владельца и расчёты.

Частые вопросы

Как не превратить учёт в слежку?

Договоритесь заранее, для чего часы: для цены, сроков и сметы. Не для оценки людей. И покажите человеку его собственные цифры раньше, чем руководителю — свои часы он видит сразу.

Нужно ли записывать каждую мелочь?

Нет. Начните с проектных часов, мелочи добавьте, когда привыкнут. Запись, которая занимает больше времени, чем дело, не приживётся.

Что делать, если люди на окладе?

Часы всё равно нужны: они отвечают не на «сколько платить», а на «сколько проект стоил студии». Подробнее — в разборе экономика дизайн-студии.

Дальше: экономика дизайн-студии, деньги в команде и все разборы.